Tietosuojaseloste alk. 1.3.2021: Pitkäjärven Eläinklinkan tietosuojaseloste
Tämä on henkilötietolain (10§ ja 24§) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Pitkäjärven Eläinklinikka OY
Kiillekuja 1
50130 Mikkeli
3186930-7
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Anna Lehtonen
pitislaskut@gmail.com
0505580362
3. Rekistereiden nimet
Asiakasrekisteri (ProvetNet potilastietojärjestelmä)
Yhteystietorekisteri (Sopimus- ja yhteistyökumppanit esim. yhteistyölaboratoriot mm. Movet, Idexx,
Laboklin, Suomen Kennelliitto, Kissaliitto, Patovet, yhteistyöeläinlääkäriasemat, tutkimuslaitokset kuten
Ruokavirasto)
Henkilöstörekisteri (Eläinklinikan työntekijät)
4. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Asiakasrekisteriä pidetään asiakassuhteen ja palvelusuhteen hoitamiseksi ja yhteystietorekisteriä
(puhelimien puhelinluettelot, sähköpostin sähköpostiosoitteet) asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden,
toimittajien ja muiden yhteyshenkilöiden yhteydenpitoa varten. Yhteystietorekisteriä pidetään
säännölliseen ja epäsäännölliseen yhteydenpitoon asiakkaiden, toimittajien, yhteistyökumppaneiden,
viranomaisten, laitosten ja muiden yrityksen intressipiirissä olevien kanssa.
Henkilöstörekisteri pidetään työsuhteiden ylläpitoon, yhteydenpitoon, palkanlaskentaan ja niihin
liittyviin tehtäviin, lakisääteisiin ilmoituksiin, työterveyshuoltoon ja muiden henkilökuntaetuuksien
hoitoon. Asiakkaille yhteyshenkilöiden yhteystietojen (työpuhelin, työsähköpostiosoite, ammatti ja
mahdollinen koulutuksen mukainen pätevyys) ilmoittamiseen paperilla ja yhtiön kotisivuilla.
5. Rekisterin tietosisältö ja säilytysaika ja periaatteet
Asiakasrekisterissä ylläpidetään asiakkaan nimi, posti- ja käyntiosoite, puhelinnumerot,
sähköpostiosoitteet, asiakkaan yhteyshenkilöt ja heidän puhelinnumeronsa ja sähköpostiosoitteet.
Asiakasrekisteriä pidetään yllä niin pitkään kun asiakassuhde on päällä ja kunnes kaikki
asiakassuhteeseen liittyvät toimet ovat päättyneet. Laskutukseen liittyvä asiakasrekisteri säilytetään,
kunnes asiakassuhteen päättymisvuoden päättymisestä on kulunut kuusi (6) vuotta kirjanpidollisia
raportteja varten (kirjanpitolainsäädäntö)
Yhteystietorekisterissä on yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yritys, postiosoite
(vain kunkin henkilön osalta tarvittavin osin). Yhteystietorekisteristä poistetaan henkilöitä sitä mukaa kun
katsotaan, ettei niitä enää tulla tarvitsemaan.
Henkilöstörekisterissä on työsuhteen alku ja loppupäivät, henkilötunnus, kotiosoite, pankkitilin numero,
koulutus ja mahdolliset ammattipätevyydet, työtehtävät, mahdolliset edut, sairauslomat, vuosilomat,
palkkatiedot ja verokorttitiedot. Henkilörekisteritietoja säilytetään kymmenen vuotta työsuhteen
päättymisestä seuraavasta vuodenvaihteesta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkailta ja henkilöiltä itseltään, asiakkaalta, toimittajalta, yhteyshenkilöiltä, sähköisistä puhelinluetteloista, yritysten ja viranomaisten kotisivuilta, keskusjärjestöiltä ja viranomaisilta.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Palkkahallinnon mukaiset lakisääteiset ilmoitukset viranomaisille. Työterveyshuollolle henkilöstössä
tapahtuvat muutokset – uudesta työntekijästä nimi, työpuhelinnumero ja mahdollisesti
työsähköpostiosoite. Viranomaisille silloin kun heillä on tietosuojalain tai -asetuksen mukainen oikeus
niihin.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Ei siirretä
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
a. Manuaalinen aineisto
Pitkäjärven eläinklinikan eri aineistoihin pääsy on vain luvansaaneilla tai luvansaajan
valvonnassa. Tietojen käsittelijä (luvansaanut) on velvollinen noudattamaan
henkilötietosuojalain ja -asetuksen mukaisia määräyksiä ja ohjeita. Klinikka on sähköisesti
vartioitu, kun henkilöitä ei ole paikalla.
b. ATK:lla käsiteltävät aineistot
ATK:lla käsiteltävät tiedot on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Käyttäjätunnukset
ja salasanat on annettu vain sellaisille henkilöille, joilla on myönnetty oikeudet niihin
työtehtäviensä mukaisesti. Palkkahallinnon (palkkaohjelman) tiedot on tallennettu
eläinklinikan tätä varten olemassa olevalle koneelle, josta otetaan kopiot ohjelmatalojen
servereille ja niihin on pääsy vain henkilöillä, joilla on työtehtävien mukaiset oikeudet niihin.
10. Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa tietosuoja-
asetuksen ja -lain mukaisesti. Tarkistuspyyntö tulee esittää kirjallisesti yhteyshenkilölle.
Tarkistuspyynnön jälkeen tulee tiedot toimittaa ilman aiheetonta viivästystä kuitenkin viimeistään
kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen
tiedon täydentämistä tietosuoja-asetuksen ja -lain mukaisesti. Virheellisen tiedon korjaamista ja
puutteellisen tiedon täydentämistä tulee vaatia kirjallisesti yhteyshenkilöltä
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä
(”oikeus tulla unohdetuksi”) tietosuoja-asetuksen ja -lain mukaisesti. Rekisterissä olevalla henkilöllä on
tietosuoja-asetuksen ja -lain mukaisesti oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn
eli poistamiseen milloin tahansa, ellei tietosuoja-asetuksen ja -lain mukaan sille ole estettä.
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja
käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy
henkilötietoihin
13. Henkilötietojen käsittelijä
a. Pitkäjärven Eläinklinikka Oy
pitkajarvenelainklinikka@gmail.com
015-210 262
b. Käsittelijän yhteyshenkilö
Anna Lehtonen
pitislaskut@gmail.com
0505580362
c. Käsittelijälle annetut ohjeet ja määräykset henkilötietojen käsittelemiseen Käsittelijän tulee
noudattaa tietosuoja-asetuksen ja –lain mukaisia vaatimuksia
On sovittu, että henkilötietojen käsittelijä saa antaa rekisterinpitäjän työntekijöille heitä
itseään koskevia tietoja palkkaohjelmasta tulostettuna kuten palkkaerittelyitä,
verokorttitietoja ja palkkatodistuksia.
